Kantor virtual untuk efisiensi bisnis | BUNYU ONLINE

Wujud nyatanya berupa aktivitas catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, hingga mengirim surat. Untuk keperluan itulah, jalinan komunikasi sangat dibutuhkan secara intensif, baik formal maupun informal.

Kemajuan pesat teknologi informasi juga membawa dampak pada aktivitas perkantoran konvensional. Kehadiran komputer mendorong terjadinya otomasi kantor. Ukuran perangkat komputer untuk kegiatan perkantoran makin kecil, tapi dengan kemampuan yang jauh lebih andal.

Selanjutnya, kehadiran peranti bergerak (mobile) seperti ponsel pintar dan notebook dengan fasilitas internet nirkabel (Wi-Fi) mengubah otomasi kantor menjadi kantor virtual. Konsep kantor maya yang jauh lebih efisien ini pertama kali dipakai kantor regional Xerox di Waltham, Negara Bagian Massachusetts, Amerika Serikat.

Menurut Eddy, Cityweb Indo bertujuan membantu klien menjalankan bisnis online paruh waktu. Selain itu, layanan mereka juga pas dipakai para pebisnis pemula. Sebab kantor virtual bisa membantu memberi solusi instan, fleksibel, dan terpenting: hemat biaya. "Kalau di Singapura, konsep ini bukan hal yang baru lagi dan beroperasi sejak dua tahun lalu," katanya, sembari menyebutkan bahwa Cityweb adalah perusahaan yang berkantor pusat di Singapura.

Eddy menyebutkan, Cityweb punya dua paket layanan utama, yaitu paket Business Identity Rp 180.000 per bulan dan paket Business Solutions Rp 680.000 per bulan. Paket yang pertama memberikan sederet fasilitas, seperti alamat resmi dan legal yang dapat digunakan sebagai alamat registrasi bisnis ataupun alamat pos (surat-menyurat) bisnis online.

Selain itu, bila ada surat elektronik yang masuk ke klien, kantor virtual Cityweb akan memberitahukan kepada kliennya melalui e-mail dan pesan singkat (SMS). Para pengguna layanan Cityweb juga mendapat jatah penyimpanan surat/paket selama 90 hari di dalam mailbox.

Sedangkan para pelanggan paket kedua mendapat lebih banyak fasilitas. Misalnya, penerimaan paket setiap minggu serta layanan jalur telepon dan faks untuk customer support pelanggan. Ditambah dengan fasilitas pendukung lainnya, seperti webmail & website dengan kapasitas hosting server 100 MB.

Komunikasi dan penyimpanan data online diberikan pula untuk mempermudah pekerjaan pelanggan yang punya mobilitas tinggi. Pihaknya menyediakan penyimpanan online 1 GB, sehingga pelanggan bisa mengakses data dari mana pun dan kapan pun.

Meski telah dilengkapi dengan sederet fitur menarik, Eddy menyebutkan bahwa layanan Cityweb Indo lebih banyak menarik minat perusahaan dari negeri jiran, seperti Malaysia, Singapura, dan Thailand. "Sedangkan untuk di Indonesia, peminat kantor virtual ini masih relatif sedikit," kata Eddy kepada Sandika Prihatnala dari Gatra.

Ia menjelaskan, ada beberapa kendala yang membuat para pebisnis di Indonesia, terutama pebisnis online, enggan menggunakan fasilitas kantor virtual. Ketidakjelasan alamat perusahaan online membuat tingkat kepercayaan konsumen sangat rendah. Apalagi, kecurigaan terhadap bisnis online sebagai ajang penipuan masih banyak melekat di benak konsumen.

Kendala lainnya adalah masalah legal. Di Indonesia, ada yang dinamakan PKP (pengusaha kena pajak), yang mensyaratkan pengusaha di Indonesia wajib memiliki lahan sendiri. Sehingga pengusaha pemakai layanan kantor virtual tak akan bisa memenuhi syarat administrasi PKP. "Kantor virtual tidak bisa dipakai karena posisi fisik tidak ada," Eddy menjelaskan.

Karena itu, Eddy menyiapkan solusi dengan membuat semacam ruangan kecil untuk tiap pelanggan di kantornya. Ruangan yang berfungsi sebagai workstation dengan kapasitas dua orang itu bisa diajukan untuk memenuhi syarat PKP. Ruangan ini akan melengkapi fasilitas ruang rapat berkapasitas 10 orang yang dimiliki Cityweb sebelumnya.

Meski tergolong bisnis baru, perusahaan penyedia kantor virtual mulai banyak bermunculan di berbagai kota di Indonesia. Dari Surabaya, muncul nama Virto Smart Office. Anak perusahaan Adila Group Company ini resmi berdiri pada Maret 2008 dan berlokasi di Ruko Galaxi Bumi Permai Blok J1 Nomor 23A. Pangsa pasar utama Virto adalah para wirausahawan dan pengusaha UKM.

Dua kelompok itu biasanya menghadapi kendala minimnya dana untuk membangun kantor. Kisaran biaya untuk mendirikan kantor baru mencapai Rp 31,5 juta. Jumlah ini tentu memberatkan pengusaha kecil yang rata-rata berkantong tipis.

Nah, memiliki kantor virtual boleh jadi adalah solusi terbaik. Biayanya jauh lebih ramah di kantong. Misalnya, Virto hanya mematok tarif Rp 225.000 per bulan untuk paket silver dan Rp 500.000 per bulan untuk paket gold. Para penyewa kantor virtual Virto akan menikmati 16 fasilitas yang lazim terdapat di sebuah kantor. Mulai alamat pos kantor yang strategis, resepsionis dan lobi, telepon, faks, e-mail, kartu nama, akses internet, mesin pindai, hingga loker.

Penawaran segudang fasilitas juga diberikan Centerflix Office Space Solutions, perusahaan yang berlokasi di Jalan Toba Nomor 104, Jakarta Pusat. Mereka berani mengklaim sebagai penyedia layanan kantor virtual dengan penawaran terbaik. Alasannya, lokasi kantor fisiknya strategis dan bebas macet.

Paket harga kantor virtual Rp 500.000 per bulan yang mereka patok juga dilengkapi dengan aneka fasilitas pendukung. Misalnya, pembuatan jasa website perusahaan dan e-mail, notaris rujukan untuk pembuatan SIUP dan NPWP, jasa penerjemah bahasa, serta kurir pengantar dokumen.

Sementara itu, @workPOD yang berlokasi di Bandung mengusung konsep sedikit berbeda. Perusahaan yang didirikan M. Ichsan Harja dan beberapa rekannya ini memakai sebuah rumah seluas 70 meter persegi yang terletak tak jauh dari Jalan Dago sebagai kantor bagi para pekerja non-kantor.

Rumah berhalaman luas itu menggabungkan layanan warung internet, kafe, dan kantor. Ada akses internet pita lebar tak terbatas, mesin faks, ruang pertemuan mini, ruang rapat, loker penyimpan barang, printer, dan aneka makanan kecil.

Menurut alumnus Institut Teknologi Bandung itu, penggabungan konsep layanan @workPOD membuat kantornya cocok untuk para pekerja non-kantoran yang biasa memakai notebook. Misalnya, konsultan keuangan, penulis, arsitek, desainer grafis, web developer, dan orang yang bekerja di agen perjalanan. Ichsan menyebutkan, para pekerja yang menyewa kantornya mendapat kenyamanan lebih dibandingkan dengan bekerja di kafe ber-hot spot gratis atau di rumah sendiri.

Meski tak ada aturan tertulis di kafe-kafe soal durasi kunjungan, tetap saja ada rasa tak nyaman bila terlalu lama nongkrong menikmati akses internet nirkabel gratis. Tak jarang, para pekerja non-kantoran itu harus membeli aneka minuman dan makanan tambahan untuk bertahan lebih lama di kafe tersebut.

Sedangkan bekerja di rumah, meski nyaman, seringkali membuat pelakunya kurang gaul. Kedisiplinan menyelesaikan target pekerjaan pun sering terlewati. Nah, di @workPOD, yang dibuka sejak Juli 2009, masalah seperti itu bisa teratasi. Para pekerja lepas tersebut bisa bertemu dan bertukar pikiran dengan rekan seprofesinya.

Ichsan menambahkan, demi meningkatkan kenyamanan, pada saat ini pihaknya fokus pada komunitas kreatif. "Sebelumnya terbuka untuk semua kalangan, tapi ternyata kebutuhannya terlalu beragam dan kadang-kadang bisa mengganggu member lain," ujarnya kepada Sulhan Syafi`i dari Gatra.

Sayang, waktu operasional @workPOD terbatas pada hari kerja, mulai pukul 09.00 WIB sampai pukul 19.00 WIB. Yang menarik, biaya sewa pemakaian @workPOD tergolong murah, hanya Rp 7.500 tiap jam per orang. Dengan tarif semurah itu, Ichsan mengakui sesekali masih harus menombok untuk membayar ongkos operasional bulanan yang mencapai Rp 5,5 juta.

sumber :
tulisan : gatra.com
gambar : singaporevirtualoffice.com.sg